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¿Cómo evitar la sobrecarga de colaboración o conexión en las organizaciones públicas o privadas?. La sobrecarga colaborativa (o exceso de conectividad) resulta de demasiadas reuniones inútiles, un tsunami de correos electrónicos y una ráfaga de interrupciones constantes en el espacio de trabajo.

Estas 3 cosas no sólo causan demasiado estrés y pueden llevar al agotamiento extremo de las personas (o colaboradores como eufemísticamente suele llamárseles ahora), sino que también terminan costando mucho dinero en tiempo perdido y baja productividad. Esta infografía ofrece un gran resumen y desglosa el costo de estas pérdidas de tiempo medidas en dólares.

Correo electrónico excesivo

Ya sea que intente alcanzar tener una bandeja de entrada con cero correo o tengas miles sin contestar, usar el correo electrónico como herramienta de colaboración no es eficiente. En promedio, según esta investigación, los empleados revisan su correo electrónico 36 veces por hora. También toma 16 minutos para reenfocarse después de manejar el correo electrónico. ¡Una avalancha constante de correos electrónicos puede reducir su coeficiente intelectual en 10 puntos. El cálculo de los costos de este tiempo perdido puede ser más de U$D 5,000 dólares al año por empleado.

Reuniones Inútiles

Las reuniones que no están bien diseñadas o que no tienen sentido también son enormes pérdidas de productividad. Según la investigación, se gastan en promedio 31 horas por semana en reuniones por semana y muchas de esas reuniones se consideran innecesarias o inútiles. U$D 37 mil millones por año se desperdician en reuniones improductivas en Estados Unidos, por eso existe la urgencia de avanzar hacia nuevos modelos ágiles, donde los formatos sean más eficientes (p.ej. desarrollando reuniones vía grupos de whatsapp o reuniones bilaterales usando tableros Kanban, con asistentes de pie y sin mesa de reuniones, con tiempo limitado a no más de 15 mins y un uso intensivo de herramientas colaborativas - mira este listado de opciones)

Interrupciones

Las interrupciones y las distracciones en el lugar de trabajo pueden ser importantes ladrones de productividad. Según esta investigación, hay 56 interrupciones al día en promedio para los empleados. Peor aún, el 80% de las interrupciones son consideradas triviales. Sin embargo, hay un argumento contrario (y una investigación) que dice que en algunos casos las distracciones pueden aumentar la creatividad.

A veces, estas pérdidas de tiempo se perpetúan en la cultura organizacional y se convierte en la norma. Por lo tanto, hacer un cambio requiere un enfoque dedicado a la transformación cultural, hacer pequeños ajustes y hacerlo de manera consistente. Aquí hay algunos consejos y procesos útiles para probar dejar de perder tiempo y aumentar la productividad.

Consejos

  • Establezca días de descanso o bloquee el tiempo a solas para tareas personales
  • Crear políticas o normas de trabajo para el uso de herramientas de colaboración en línea
  • Anticipe el flujo de trabajo y roles (implementando por ej. un RACI)
  • Crear reglas o principios para utilizar el correo electrónico con eficacia
  • Escribir correos electrónicos precisos
  • Utilice las mejores prácticas para reuniones virtuales
  • Cultura de simulacro de incendio
  • Reemplazar reuniones de actualización de estado con reuniones permanentes
  • Programar reuniones de 30 minutos frente a reuniones de 60 minutos
  • Crear una cultura de atención plena y enfocada
  • Designe espacios tranquilos / zonas libres de distracciones en su oficina
  • Pruebe una reunión donde todo el equipo se encuentre de pie
  • Use tableros kanban para darle seguimiento a las tareas de la reunión anterior y crear un ambiente de avance
  • Deje de usar el correo electrónico como plataforma de colaboración (ver la lista de herramientas que hemos preparado)

¿Qué podría lograr su organización si ese tiempo fuera recuperado y gastado en actividades enfocadas en la misión?

FUENTE: artículo traducido y adaptado del sitio de Beth Kanter.

Sobre el Autor
Gonzalo Ibarra
Socio Fundador
Ingeniero Civil Industrial, Magister en Desarrollo Organizacional (c). Experimentado Profesional en Gestión y Transformación Cultural con más de 15 años de experiencia internacional en +30 países.